Thứ Sáu, 7 tháng 11, 2014

Tổ chức sự kiện ngoài biển và những điều cần lưu ý

Để tổ chức sự kiện thành công, bạn phải lưu ý tới nhiều mặt như: địa hình, thời tiết, không gian, thời gian, …  sao cho hợp lý. Dưới đây là những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài bãi biển



1. Địa điểm


tcsk1

 Chọn địa Ä‘iểm là Ä‘iều quan trọng cần được Æ°u tiên đầu tiên: Khi có kế hoạch về tổ chức sá»± kiện về má»™t bữa tiệc hay chÆ°Æ¡ng trình bên bờ biển thì bạn nên nhắm tá»›i những khách sạn, resort nằm bên biển vì sẽ thuận lợi về nhiều mặt so vá»›i thuê má»™t khu vá»±c biển trống. Ví dụ nhÆ° ở Nha Trang, có rất nhiều khách sạn tiêu chuẩn 4,5 sao nhÆ°ng chỉ có Ana Mandara là có vùng bờ biển nằm bên cạnh, còn những khách sạn khác có vùng bờ biển nằm đối diện bên đường, nhÆ° vậy rất bất tiện cho việc tổ chức hay vận chuyển, set up tiệc,…


2. Địa hình


tcsk2

 Hãy chọn những nơi có thể dễ dàng trang trí: Bạn cố gắng nên chọn những resort nằm sát biển để tiện cho việc cắm cọc, neo dây vì trong các resort thường có nhiều cây cối và do có một khu vực có nhà và cây cối phía sau nên khu vực tổ chức cũng phần nào cũng được chắn bớt gió biển. Nếu chọn được một bờ cát dài bằng phẳng thì càng tốt.


3. Thời tiết


Đây là yếu tố phức tạp nhất mà không một người làm evenr dù là chuyên nghiệp có thể lường được. Đặc biệt có một khó khăn nữa là thường các mùa đẩy mạnh các hoạt động quảng bá hay du lịch thường vào tháng 7, 8, 9 là mùa mưa nên những sự kiện tổ chức event vào thời điểm này rủi ro rất cao. Hơn nữa, ở khu vực miền Trung, nơi tập trung các khách sạn lớn có biển thì diễn biến thời tiết khó chịu hơn với mưa bão thất thường, cực kỳ vất vả cho khâu tổ chức và dự phòng.


4. Tiệc


Nếu như chọn được địa điểm đã khó, việc phục vụ tiệc còn khó khăn hơn vì điều kiện ở bên bờ biển khác với phục vụ tiệc trong nhà, nào gió, nào cát, nào sương, và để đảm bảo được điều kiện vệ sinh cũng như các tiêu chuẩn về hình thức và chất lượng thức ăn là một sự cố gắng của đội ngũ phục vụ và những người phụ trách tiệc.


5. Khách mời


tcsk3


Dự liệu số lượng và chất lượng khách mời: Vì tổ chức ở không gian mở nên đối tượng khách mời cũng phải xem xét sao cho phù hợp. Họ có thể là những khách rất VIP nhưng cũng phải có phong cách cởi mở và hiện đại. Không phải khách mời nào cũng muốn dùng tiệc hay tham gia chương trình trong một không gian trống với gió thổi bạt mọi thứ đi. Điều này bạn nên thông báo cho khách hàng của bạn nếu họ có ý định tổ chức event tiệc bên bờ biển, vì nhiều khi khách mời của họ sẽ không hài lòng nếu cách tổ chức không phù hợp với họ.


6. Thi công, set up


Sau những yếu tố đã liệt kê ở trên thì bạn cũng phần nào hình dung được những khó khăn trong việc thi công. Việc set up cho một sự kiện  ngoài biển tốn rất nhiều công sức và mất khá nhiều nhân lực cũng như thời gian. Do đó bạn cần phải lưu ý vấn đề này để tìm cho mình một êkip làm việc ưng ý và hiệu quả nhất.


7. Vận chuyển


 Thường thì các resort hay khách sạn nằm ở biển sẽ cách xa khu trung tâm, nên việc vận chuyển tương đối xa và vất vả, vì vậy, bạn nên tính thêm chi phí này với khách hàng, nếu không, chỉ vài khoản nhỏ này thôi cũng khiến cho ngân sách của bạn đội lên rất nhiều.


8. Back up

Như đã nói ở trên, với những sự kiện nhiều rủi ro, phương án back up luôn là điều cần thiết và thậm chí cần đến 2,3 phương án sao cho an toàn nhất bởi thời tiết luôn có thể thay đổi đặc biệt ở các tỉnh miền Trung và miền Nam. Để đảm bảo tính thành công cho chương trình của bạn hãy luôn có kế hoạch dự phòng.


9. Quản lý


Vì không gian trống nên bạn phải quản lý tốt khu vực tổ chức sự kiện và khách mời, có thể giới hạn khu vực tổ chức bằng các pano chữ A và quản lý khách mời bằng thiệp mời hay là hoa cài áo đặc trưng hay những vật lưu niệm đeo tay, để phân biệt được khách mời của chương trình và khách lẻ.

Người đăng: vào lúc

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét

Đăng ký: Đăng Nhận xét (Atom)